事務職向けChat GPT活用法

Chat GPTで有能事務に進化できる

「Chat GPTって何それ？」

　なんとなくITが得意な人が使うものだと思っていましたが、

私のような事務職で大活躍しているので事務の方に向けたおすすめの使い方をお伝えいたします。

CHAT GPTとは？

　Chat GPTとは、アメリカのOpen AIが2022年11月に公開した人工知能チャットボットであり、公開からわずか１週間で100万ユーザー突破した（公式曰く）化け物システムで。

　まるで人間と対話しているのようにチャットができる最大の特徴です。

どうやったらできるの？

　私は使う前は勘違いしていたのですが、Chat GPTは日本語で無料でできます！（2023年4月時点）

登録も使い方も一度やってしまえば簡単ですが、

使うまで気持ち的にハードルが高かったのでまず初めにやり方を解説いたします。

登録の仕方

1　https://chat.openai.com/をクリックする。

もしくはGooleで「Chat GPT」と検索してOpen AIが公開しているサイトをクリックする。

※Chat GPTで検索しても検索結果の最上位に出なかったので注意・・・！

2　初めての場合は「Sing up」をクリック

3　グーグルアカウントがある方は「Continue with Google」をクリックしてアカウントを選択。

4　　（英語が表示されてるけど無視して）日本語で質問したいことを入力する

私が初めて登録した時はこの画面で英語しか使えないと思って画面閉じました笑

↓日本語でこんな感じで質問を返してくれます↓

Chat GPTの使い方！

早速Chat GPTに質問しましょう！

例えば今ちょうど眠いので、「眠気を取る方法って何がある？」質問してみました。

質問した結果、６パターンの眠気の取り方と根拠を教えてくれました。

今回の私の意図としてはもっと簡単にまとめて教えてほしかったので、

「３行で眠気取る方法を３つ教えて」を再度質問してみました。

再度質問したらシンプルにわかりやすくなりました！

Chat GPTは膨大なインターネットの情報を読み込みで解答するのでものすごく頭がいいです。

頭いい人って説明しながら色々補足情報も教えてくれるじゃないですか。

Chat GPTも同じで漠然とした質問では意図していることが分からず、たくさんの情報を添えて返信が返ってきます。

それなので知りたい内容を「どういった目的で何を知りたいのか」を教えてあげると求めている回答が返ってきます。

また私がよく使うのはよく言い方は、

• ３行で簡単に教えて
• 初心者でもわかるように教えて
• 〇〇したいけど、どうしたらいい？
• （回答意図がずれていた場合）違う、〇〇について教えて

質問の意図がずれていても会話をしながら修正（＝求める答え）を探すことができるものChat GPTの強みです。

事務職向けChat GPTの活用例

さあなんでも知っている有能なChat GPTを我々事務職はどう活かせるでしょうか。

私が使っている活用法をお伝えいたします。

• 英語の翻訳（取引先から届いたメールを訳したり、DEEP  Lで訳した英語を微修正するなど）
• メール文作成（特に取引先への謝罪文などより丁寧なメール文を作成する時には大活躍！）
• マニュアル作成
• 社内向け案内文作成
• 社保や税処理などの手続きについて必要な手続き確認、情報収集
• 採用募集要項の文言修正、文章提案
• 言葉の言い換えの提案
• 簡易的な契約書のチェック　※法的知識が問われるのであくまで参考程度に

他にも営業向け提案資料の内容修正、リスト作成、キャッチフレーズ提案、ペルソナ分析などに活用できます。

 

私は社内向けに何かすることが多いので、

Chat GPTで雛形文章作成→内容やレイアウトを整えて資料作成

をすることで業務時間短縮しております。

 

Chat　GPTまとめと注意点

Chat GPTを活用してAIに任せられるところを増やしていけば業務効率を上げられることが可能です！

ただし、必ずしも正しいとは限らないということを念頭に置いておいて参考程度と考えて業務を行いましょう。

またなんでもできてしまうので任せっきりにしてしまうと自己成長にはつながらないので、使い分けましょうね。